Políticas de Privacidad de WitAsk

1. Alcance

Esta Política describe cómo Witbor procesa información relacionada con WitAsk. WitAsk es una herramienta empresarial integrada con Zendesk. Respecto de la información que una empresa decide recopilar de sus usuarios finales mediante WitAsk, el Cliente determina qué información solicita y con qué finalidad.

2. Roles

Como regla general, el Cliente actúa como responsable o controlador de los datos que decide recopilar mediante WitAsk, y Witbor los procesa para prestar el Servicio siguiendo las instrucciones y configuraciones definidas por el Cliente.

3. Información que procesa WitAsk

WitAsk puede procesar información empresarial y de contacto necesaria para administrar la cuenta, facturación y soporte; identificadores y metadatos técnicos necesarios para operar sus integraciones; información necesaria para enviar y gestionar formularios; y, cuando corresponda, respuestas proporcionadas por usuarios finales.

4. Formularios operativos

Cuando un usuario responde un formulario operativo, WitAsk procesa la respuesta para identificar y canalizar la interacción y transferir la información correspondiente a Zendesk. WitAsk no conserva una copia persistente del contenido de esas respuestas una vez procesadas.

La información técnica necesaria para gestionar un envío pendiente podrá conservarse durante un período limitado mientras el formulario se encuentre vigente.

5. Encuestas

A diferencia de los formularios operativos, las respuestas de encuestas se almacenan en WitAsk para permitir al Cliente consultar y exportar sus resultados.

Las respuestas de encuestas se conservarán durante un máximo de ciento ochenta (180) días. WitAsk notificará al Cliente con al menos sesenta (60) días de anticipación a la fecha prevista de eliminación de los resultados de una encuesta. Durante el período de retención, el Cliente podrá exportar los resultados disponibles en formato CSV.

6. Finalidades del tratamiento

Witbor procesa información para prestar y operar WitAsk, autenticar e integrar cuentas, enviar y procesar formularios, vincular información con Zendesk, mantener la seguridad y funcionamiento del Servicio, prestar soporte, administrar suscripciones y facturación y cumplir obligaciones legales aplicables.

7. Inteligencia artificial

WitAsk utiliza servicios de OpenAI para asistir a los agentes en la creación y edición de formularios y en funcionalidades de conocimiento relacionadas con dicha tarea. Las respuestas reales proporcionadas por los usuarios finales no son enviadas a OpenAI.

Witbor no utiliza las respuestas de usuarios finales para entrenar modelos propios ni para publicidad o perfilado comercial.

8. Proveedores y servicios de terceros

Para prestar WitAsk, Witbor utiliza o integra servicios tecnológicos de terceros que pueden procesar información en la medida necesaria para proporcionar sus respectivas funcionalidades, incluyendo Zendesk / Sunshine Conversations, Meta / WhatsApp, servicios de infraestructura tecnológica, OpenAI y Stripe.

Estos proveedores se encuentran sujetos a sus propias condiciones y políticas. Witbor procura utilizar proveedores adecuados para la prestación del Servicio y limita el tratamiento a lo necesario para las finalidades correspondientes.

9. Seguridad

Witbor adopta medidas técnicas y organizativas razonables destinadas a proteger la información procesada por WitAsk frente a accesos, uso, alteración o divulgación no autorizados. Las comunicaciones externas del Servicio utilizan conexiones seguras y la información almacenada que requiere protección se resguarda mediante mecanismos de cifrado apropiados.

Ningún sistema de información puede garantizar seguridad absoluta.

10. Retención y eliminación

Witbor conserva la información durante el tiempo necesario para prestar WitAsk, cumplir obligaciones aplicables y atender finalidades operativas legítimas.

Las respuestas de formularios operativos no se conservan persistentemente en WitAsk una vez procesadas y transferidas a Zendesk. La información asociada a envíos pendientes se conserva durante un período limitado. Las respuestas de encuestas se conservan durante un máximo de 180 días y posteriormente son eliminadas conforme a la política de retención del Servicio.

11. Transferencias y tratamiento internacional

Los proveedores tecnológicos utilizados para prestar WitAsk pueden operar infraestructura o procesar información desde diferentes países. Cuando resulte aplicable, Witbor adoptará las medidas razonables o mecanismos requeridos por la normativa correspondiente para el tratamiento o transferencia internacional de datos.

12. Responsabilidad del Cliente

Witbor no determina ni revisa sistemáticamente las preguntas creadas por el Cliente. El Cliente es responsable de informar adecuadamente a sus usuarios, contar con las bases legales, permisos y consentimientos requeridos y determinar si resulta lícito recopilar datos personales, sensibles o especialmente protegidos mediante sus formularios.

13. Derechos y solicitudes

Las solicitudes de personas relacionadas con información recopilada mediante un formulario deberán dirigirse, en principio, al Cliente que creó dicho formulario. Witbor colaborará razonablemente con sus Clientes cuando corresponda para atender solicitudes válidas conforme a la normativa aplicable.

14. Cambios a esta Política

Witbor podrá actualizar esta Política para reflejar cambios en WitAsk, sus proveedores, prácticas o requisitos legales. La versión vigente indicará su fecha de actualización.

15. Contacto

Entidad responsable y domicilio:

WITBOR TECHNOLOGY LLC - 1820 N Corporate Lakes Blvd, #108ª, Weston FL 33326

Email de privacidad: privacy@witbor.com